Com o aumento do teletrabalho, surgiu o paradoxo das reuniões excessivas. Tantas reuniões são convocadas para resolver problemas no final do dia, que no final o verdadeiro problema é a própria reunião, que rouba tempo para resolver problemas reais.
Um estudo da consultoria laboral Otter.ai indica que as grandes empresas desperdiçam 100 milhões de dólares por ano em reuniões desnecessárias, constituindo um verdadeiro problema para a produtividade dos seus colaboradores que, entre tantas reuniões, não conseguem encontrar um espaço para fazer o seu trabalho. .
Novo cenário de trabalho, novas formas de gestão. O relatório Índice de Tendências de Trabalho de 2023 elaborado pela Microsoft mostra um aumento de 252% no tempo gasto em reuniões, e o número de reuniões semanais aumentou 153%. Para encontrar a origem deste aumento, devemos nos aprofundar nos dados sobre o “sentimento” de produtividade dos colaboradores e gestores que são recolhidos nesse mesmo relatório.
81% dos colaboradores afirmam que é importante que os seus chefes os ajudem a priorizar a sua carga de trabalho, mas apenas 31% dos colaboradores afirmam que recebem orientações claras em reuniões individuais sobre como fazer isso.
Por seu lado, 74% dos gestores afirmam que mais orientação sobre como priorizar o seu próprio trabalho ajudaria no seu desempenho, mas 80% dos gestores confirmam que beneficiariam pessoalmente de uma maior clareza da gestão superior sobre quais deveriam ser as suas prioridades.
Ou seja, os colaboradores têm consciência de que os seus gestores devem continuar a coordenar o seu trabalho, mas a maioria não recebe essa informação, enquanto os gestores confessam que não souberam adaptar-se à nova realidade laboral e não sabem organizar as suas tarefas ou comunicá-los aos membros de sua equipe.
Teletrabalho é fácil se você souber como. Essa perda de controle sobre o que o funcionário está fazendo o tempo todo é o que tem levado diretores e gerentes a defenderem o retorno ao escritório. É muito mais fácil manter velhos hábitos de supervisão baseados na presença, mesmo que sejam contraproducentes para a empresa.
Os dados do estudo da Microsoft sugerem que os gestores não souberam adaptar o seu estilo de gestão, uma vez que os colaboradores mudaram a sua forma de trabalhar com novas ferramentas e canais de comunicação. Por isso convocam reuniões desnecessárias para controlá-los e avaliá-los, colocando o tempo de trabalho na agenda dos funcionários.
Do microgerenciamento ao trabalho por objetivos. Uma das vantagens do teletrabalho, além de poupar dinheiro e emissões de gases poluentes, é que os trabalhadores assumem o controlo do seu tempo e podem tomar decisões, resolver problemas ou inovar. Mas para isso é preciso dar-lhes bastante confiança nas suas capacidades e não confiar nos velhos hábitos de microgestão.
O relatório da Microsoft revela que 87% dos funcionários dizem que são produtivos no trabalho, corroborado pelas crescentes leituras de produtividade do Microsoft 365. Em contrapartida, apenas 12% dos gestores dizem ter total confiança na produtividade das suas equipas.
Você não só não trabalha, como fica doente. O excesso de reuniões não é um problema que afeta apenas a gestão do tempo (e do dinheiro) das empresas e dos colaboradores. Já se tornou um problema de saudação com nome próprio: fadiga do zoom.
Reuniões excessivas causam estresse, exaustão, frustração, ansiedade, perda de concentração, diminuição da criatividade e deterioração da saúde física e mental. O cérebro humano não está habituado a interagir através de uma tela e não é capaz de detectar microgestos e linguagem não verbal, perdendo eficiência na comunicação.
Alguns fundadores são especialistas em gerenciar o tempo das reuniões. Jeff Bezos, Mark Zuckerberg, Steve Jobs e Jack Darsey tiveram de aprender a gerir de forma eficiente para que reuniões inconsequentes não consumissem o seu precioso tempo à frente de grandes empresas tecnológicas. Nesse sentido, a maioria concorda em um ponto: se o que vai ser discutido na reunião puder ser resumido em um e-mail, não há reunião.
Jack Dorsey e Mark Zuckerberg exigem que antes de convocar uma reunião, um memorando com todas as informações necessárias, é enviado a todos os convidados e deve ser lido previamente. Dessa forma, todos terão todas as informações para tomar decisões de forma imediata e sem prolongar a duração da reunião.
Duas horas de reuniões por dia deveria ser o limite. Segundo um estudo realizado pela Microsoft, o cérebro necessita de pausas periódicas para recuperar a produtividade, por isso é aconselhável não vincular uma reunião após a outra, algo que Mark Zuckerberg aplica.
A pesquisa Workflow Index realizada pelo Slack revela que o limite para manter a produtividade em níveis adequados são duas horas de reuniões por dia, sendo importante escolher o horário do dia para realizá-las bem para não quebrar a onda de produtividade do participantes. . Recomenda-se fazê-los entre três e seis da tarde.
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