O dia em que comecei a trabalhar em tempo integral. Esse foi o momento antes e depois da minha vida. Até então minhas únicas preocupações eram com relacionamentos pessoais, estudos… e pouco mais. Eu poderia me dar ao luxo de ter todas as minhas tarefas na cabeça ou, no máximo, apenas as mais excepcionais, colocá-las na agenda do Mac. Não gerenciei minhas tarefas de forma alguma brincos. Eu estava apenas registrando-os mentalmente.
Depois que comecei a citar por quarenta horas e agora independente, ficou cada vez mais difícil continuar girando todos os pratos ao mesmo tempo sem que eles caíssem no chão, embora ainda conseguisse funcionar. Contudo, os descuidos, os atrasos e as entregas de última hora foram os primeiros sinais de que uma solução era urgentemente necessária. O alerta fundamentado do meu parceiro César Muela (“com esses erros no seu trabalho você também complica o meu”) foi o sinal definitivo: ter vocação de equilibrista não significa que seja ideal passar a vida na corda bamba.
A aplicação é a menos
Minha primeira escolha na época foi o Wunderlist, um aplicativo alemão brilhante prestes a ser comprado pela Microsoft para executá-lo e lançar o To Do; embora com o passar do tempo tenha passado por alternativas típicas do inquieto digital. Omnifocus por pouco tempo, Todoist por alguns anos e Things por alguns meses foram minhas escolhas. Serve como prova de que é um método tão simples que se adapta a quase qualquer aplicação deste tipo.
“Não é nem um método”, dirá alguém. E não lhe faltará razão. Um método, talvez o mais conhecido, é o GTD, de David Allen. Isso nada mais é do que algumas indicações básicas, nem mesmo algo considerável “uma versão do GTD” (isso não existe, o GTD é canônico e o que vai além do seu dogma não é mais GTD). O ruim: eles são muito básicos. O bom: são tão básicos que são compreendidos muito rapidamente e funcionam. O melhor: tão básicos que cabem em um artigo em xataka que não tenta lhe vender um livro ou um curso. Que tudo poderia ser ampliado, mas isso é útil para quem está começando do zero, ou para quem sente que é hora de se livrar de papéis e cadernos. Faça isso pela Amazônia.
Em primeiro lugar, você terá que decidir sobre um gerenciador de tarefas. Em geral, recomendo Todoist como ponto de partida para qualquer pessoa: simples, versátil e gratuito (exceto algumas opções que exigem assinatura). Depois podemos falar de Notion para quem quer incorporar muito mais do que suas tarefas em um mesmo produto, Things para quem prioriza design e também só possui aparelhos Apple ou Omnifocus para quem busca algo muito avançado e complexo.
O ideal é encontre um gerenciador de tarefas com o qual você se sinta confortável, cuja interface incentiva você a utilizá-lo e que está disponível nas plataformas que você utiliza. Por exemplo, Omnifocus tem uma versão web, mas nenhum aplicativo Android. Os lembretes nativos da Apple não são replicados fora dos seus dispositivos. E o Notion é muito versátil, mas talvez não tão leve se você precisar usá-lo muito no seu celular.
pilares hierárquicos
Seja qual for o aplicativo de gerenciamento de tarefas que você escolher, todos eles possuem princípios semelhantes, embora as nomenclaturas mudem, com uma hierarquia do tipo: Áreas → Projetos → Tarefas → Subtarefas.
- Áreas. Grandes coleções de projetos. Por exemplo, “Pessoal” e “Trabalho” costumam ser o par mais utilizado. Se você tem algo em sua vida que é grande por si só, você pode transformá-lo em uma área como tal.
- Projetos. Os espaços próprios que povoam cada área. Por exemplo, dentro de “Pessoal” podem ser “Casa”, “Saúde”, “Gerenciamento”, “Esportes”.
- Tarefas. As tarefas específicas que devemos realizar em cada projeto. Por exemplo, em “Casa” podem ser “Duplicar chave principal na loja de ferragens”, “Levar carpete para a lavanderia” ou “Levar a caixa de colchas para o depósito”.
- Abaixo do peso Isso é opcional e só pode ser aplicado a tarefas que façam sentido serem divididas em várias subtarefas. Por exemplo, dentro de uma tarefa como “Limpeza semanal” podemos detalhar subtarefas como “Limpar o exaustor”, “Trocar a roupa de cama”, “Varrer e esfregar toda a casa” ou “Limpar divisórias e espelhos do banheiro”.
É possível que a esta altura algum leitor considere que se trata de um excesso. Está bem. A grandeza dos aplicativos é que todos os utilizam da maneira que precisam e desejam, e todos são corretos na medida em que proporcionam um benefício a quem os utiliza.
Ferramentas para se aliar, não ficar obcecado
Os gerenciadores de tarefas, apesar de algumas diferenças, possuem algumas características mais ou menos comuns. Saber usá-los com sabedoria é muito melhor do que ignorá-los completamente ou, talvez pior, presumir que devemos usá-los todos, sempre. Flexibilidade.
- Datas de expiração. O método GTD diz que as tarefas só devem ter uma data de vencimento se algo terrível acontecer se você não as concluir a tempo. Pessoalmente sou mais relaxado com isso, minha leitura é que costumo atribuir datas às tarefas nos dias que realmente gostaria de tê-las concluídas, não apenas quando se trata de uma questão de vida ou morte. E se eu tiver que movê-los porque a vida é assim, não há grande drama. Também é importante ter prazos de validade recorrentes, que se repetem nos ciclos que quisermos.
- Etiquetas. Talvez o mais complicado de aplicar universalmente. No meu caso, utilizo-os para rotular tarefas de qualquer tipo ou projeto que só posso realizar em uma cidade que vou cinco ou seis vezes por ano. Uma vez lá, vendo as tarefas com este rótulo, sei exatamente o que tenho que fazer ali, e somente ali. Há também quem os designe para determinados ambientes de trabalho, ferramentas de trabalho ou pessoas específicas. Todoist falou sobre isso em seu blog.
- indicadores prioritários. Às vezes eles são indicados por códigos de cores, como semáforos. Outros, pelo número de pontos de exclamação ao lado de cada tarefa. É um exemplo do tipo de recurso em que é contraproducente ficar obcecado em usá-lo só porque: a ausência dele pode ser entendida como “baixa prioridade” e assim não precisamos perder tanto tempo configurando cada tarefa.
- a caixa de entrada. Aí vêm as tarefas que queremos adicionar rapidamente, e iremos processá-las (subtarefas, projeto específico, data, rótulos…) quando pudermos. Ideal ter isto para não perder nenhuma ideia ou memória.
- cabeçalhos. Ideal para fazer separações oportunas dentro dos projetos. Por exemplo, dentro do projeto “Loop Infinito” (o podcast), que por sua vez faz parte da área “Webedia” (a casa onde moramos xataka e empresa), há tarefas em um cabeçalho e ideias para episódios futuros em outro. Então eles não se misturam.
Algumas ideias concretas
Se até agora tudo foram apresentações e generalidades de uso, vamos com algumas ideias específicas que apliquei nos últimos anos e que, embora não sejam de forma alguma exclusivas da minha colheita, tendem a surpreender outras pessoas quando lhes conto sobre eles.
Algumas da área Pessoal (e já dentro de Casa, Saúde, Gestão, etc.):
- Marque uma consulta para renovar o DNI. Criei esta tarefa assim que renovei meu ID pela última vez. Daqui a quatro anos e oito meses. O mesmo vale para passaporte e carteira de motorista.
- Marque uma consulta para o ITV. Quando comprei meu carro, criei essa tarefa para daqui a três anos e nove meses, quando teria que passar pela primeira vez no ITV.
- Marque uma consulta para limpeza dentária. Isso se repete todos os anos, doze meses após a conclusão, automaticamente.
- Planejamento do cardápio de Natal. Gosto de passar a véspera de Natal na cozinha preparando o jantar para minha família.No dia 6 de dezembro de cada ano sou avisado dessa tarefa, simplesmente para começar a pensar em um cardápio. Poucos dias antes da véspera de Natal, outra tarefa chamada “Comprar menu de Natal” aparece como uma notificação. O touro nem me pega pensando no que preparar ou comprar.
- Para passar o rolo de espuma. Abençoada liberação miofascial. Seus efeitos são fantásticos, mas é algo que costumo esquecer facilmente. Ao criar esta tarefa que se repete diariamente, não descuido desta ação e os meus músculos recuperam melhor depois do ginásio ou de correr um pouco.
- Backup da agenda de contatos. Pelo que isso poderia acontecer.
E agora vamos com alguns, dos quais você pode contar, aham, do ambiente profissional:
- processar correio. Repete todas as segundas, quartas e sextas-feiras. Com o objetivo de que a correspondência não me envolva no pensamento de “chutar e avançar”. Cada vez que marco como concluído é porque respondi ou processei os e-mails que deveria ter assim, deixando o contador de não lidos em zero.
- Responder aos e-mails dos ouvintes. Entre os e-mails que não posso responder no momento estão aqueles que me são enviados por ouvintes de podcast, que só posso deixar acumular em uma pasta específica para poder responder em massa quando tiver tempo. É repetido uma vez por semana.
- pense no assunto para amanhã. Também com o podcast economizo muito tempo e me sinto mais confortável, pois todas as manhãs só tenho que preparar um roteiro e anunciá-lo com base em um título já planejado, ao invés de procurar um tema com o relógio anexado.
Personalização 101
Certamente poucos deles irão ajudá-lo, mas espero que ajudem você a pensar sobre quais processos do seu dia, da sua semana, do seu mês ou do seu ano pode se beneficiar de um lembrete automático. Talvez você considere que alguns são tão óbvios que nem merecem ser criados.
Eu, por exemplo, estabeleço o padrão ao considerar que tomar banho ou escovar os dentes são automatismos tão óbvios que não faz sentido contaminar o gerenciador de tarefas com eles. Por outro lado, tomar um suplemento vitamínico que às vezes é esquecido ou leva ao clássico “já tomei isso hoje?” É algo que vale a pena incluir.
Talvez alguém só precise disso para o seu trabalho, e talvez outro tenha um trabalho onde algo assim não cabe, mas pode ajudá-lo a melhorar o seu dia a dia na esfera pessoal.
O equilíbrio perfeito: deixe compromissos e eventos no calendário; e tarefas no gerenciador idem, sem se contaminarem
Eu também acrescentaria que tarefas não são compromissos ou eventos. O primeiro fica no gerenciador de tarefas, o segundo e o terceiro, no calendário. Compreender a diferença de conceito é essencial.
E, além disso, gostaria apenas de encorajar todos a considerarem como um gerenciador de tarefas pode ajudar melhor em suas vidas diárias. Talvez você precise em média de apenas seis tarefas por dia, ou talvez multiplique esse número por cinco. Dependerá do contexto de cada um, quanto maior for a complexidade (casa própria, veículo, família com vários filhos pequenos, profissão em que pode decidir o seu próprio trabalho…), mais útil será uma destas aplicações. .
Se você gostou deste personagem introdutório, você pode querer completá-lo com leituras muito mais ambiciosas, como ‘Get Organized Effectively’, o livro em que David Allen explica seu método GTD. Se preferir uma leitura mais amigável (a de Allen pode ser um tanto áspera para iniciantes), uma ótima opção é ‘Produtividade Pessoal: Aprenda a Desestressar com GTD’, de José Miguel Bolívar. Você também pode optar por um Bullet Journal.
Em Xataka | Não são apenas as reuniões que matam a produtividade: as notificações ocupam metade do nosso dia.
Imagem em destaque | Xataka, estúdio de maquetes.
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