Após quase duas décadas de vigência, o Comité Europeu de Protecção de Dados unificou os critérios de Autenticação e Identificação de dados biométricos, contrariando as directrizes da Agência Espanhola de Protecção de Dados (AEPD) que permitiam a utilização do reconhecimento facial ou identificação por impressão digital como método de fazendo login no trabalho.
O principal argumento do organismo europeu de protecção é que o a utilização de sistemas baseados em dados biométricos para este fim é excessiva e os requisitos de interesse público geral ou de segurança não sejam atendidos. Portanto, as empresas que até agora utilizavam um sistema de identificação por impressão digital ou reconhecimento facial devem parar de usá-lo imediatamente ou poderão enfrentar sanções significativas.
A Agência Espanhola de Proteção de Dados preparou um guia para ajudar as empresas a adaptar os sistemas de registo de horas dos seus funcionários para conciliar a obrigação das empresas de manter um registo das horas de trabalho, com a proibição de utilizar um sistema de identificação biométrica mesmo quando se tem o consentimento do funcionário para usa-os.
Registro seguro de jornada de trabalho com menos burocracia legal
O guia elaborado pela AEPD indica que as empresas deve usar outros métodos alternativos menos intrusivos para registrar as horas de trabalho de seus funcionários. Dado que as empresas pretendem, em última análise, poder continuar a trabalhar sem obstáculos ou complicações legais, estão a adaptar-se a outros sistemas alternativos.
Pilar Esteban, Head de Marketing Digital da Tramitapp, empresa dedicada ao registro de dias úteis, afirma que as empresas estão escolhendo diferentes alternativas para registrar dias úteis.
Essas opções vão desde a utilização de aplicativos instalados no smartphone do colaborador, que geolocaliza o dispositivo apenas no momento da gravação do dia garantir que a mesma é realizada desde as instalações da empresa, até à instalação de pontos de acesso ou quiosques à entrada do centro de trabalho.
“Muitas empresas optam por um sistema baseado na instalação de um aplicativo no celular do funcionário. Dessa forma, atendem-se as novas necessidades do modelo de trabalho híbrido em que há funcionários que estão no escritório e outros em teletrabalho. Com o sistema de geolocalização específico é possível identificar se um determinado funcionário trabalha o dia no escritório ou fora dele”, conta Pilar Esteban.
As opções de registro diário físico no local de trabalhocomo o login através de um quiosque ou ponto de acesso, permitem a incorporação de sistemas de segurança alternativos como a identificação através de código PIN, código QR pessoal ou cartão de acesso.
O método mais simples é provavelmente o acesso por código PIN, para que o funcionário acesse digitando um código numérico pessoal. Este método não requer treinamento para funcionários e pode ser complementado com um sistema de identificação secundário, como a identificação combinada com o DNI para melhorar a segurança.
Outra alternativa de cadastro é a utilização de cartões pessoais com NFC. Este método é o mais simples para o funcionário, pois basta passar o cartão no leitor NFC para fazer check-in ou check-out. No entanto, também levanta preocupações de segurança caso o trabalhador perca o referido cartão, deverá ser complementado com um sistema de vigilância e identificação física.
O sistema de identificação QR equivale ao duplo fator de autenticação utilizado em bancos ou serviços de internet. O sistema da empresa envia um código QR exclusivo para o smartphone do funcionário que o utiliza para registrar o seu dia no leitor da empresa. Por estar vinculado a um dispositivo físico específico, o sistema é fácil de usar e não compromete a segurança do cadastro.
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Imagem | Pexels (Susanne Prancha)