As empresas tiveram que enfrentar um novo cenário de trabalho em que passaram do modelo 100% presencial para o teletrabalho e, agora, predomina o trabalho híbrido. Esse caminho foi cheio de aprendizados, mas também de muitos erros. O mais recorrente tem sido o abuso de reuniões por videochamada, que representavam um buraco negro para a produtividade.
A pesquisa Workflow Index realizada pelo Slack revela que o limite para manter a produtividade em níveis adequados são duas horas de reuniões por dia. Algumas empresas chegam a recomendar que seus funcionários rejeitem reuniões caso acreditem que sua presença não é necessária ou não contribui em nada, evitando assim o desperdício de recursos e horas produtivas.
10 mil trabalhadores pensam o mesmo: o limite é dois por dia. A nova pesquisa, realizada com mais de 10 mil trabalhadores de escritório em todo o mundo, revelou que duas horas de reuniões eram o problema para a maioria. Os dados indicam que os funcionários que relataram passar muito tempo em videochamadas tinham duas vezes mais probabilidade de dizer que não tinham tempo suficiente para tarefas que fossem verdadeiramente produtivas no seu trabalho. “Cada minuto nas reuniões é um minuto sem foco”, diz Christina Janzer, vice-presidente sênior de pesquisa e análise do Slack. “As reuniões têm seu propósito, mas o tempo para focar é crucial.”
55% dos executivos inquiridos reconheceram que tinham demasiadas reuniões por dia, enquanto 27% dos colaboradores partilhavam a mesma opinião. Este excesso de reuniões leva os colaboradores mais envolvidos a realizar estas tarefas fora do horário de trabalho, algo que cerca de dois em cada cinco trabalhadores fazem pelo menos uma vez por semana. Os efeitos foram consistentes tanto em reuniões virtuais quanto presenciais.
Zoom fadiga e desperdício. Esta pesquisa acrescenta evidências que mostram os impactos negativos de reuniões excessivas ou improdutivas. Tamanho foi o abuso que foi gerado um novo fator de risco para a saúde ocupacional denominado ‘Zoom Fatigue’, que atribui o esgotamento mental e físico causado pelo abuso de reuniões por videochamada, nas quais o cérebro deve processar os estímulos de forma diferente do que em reuniões presenciais.
Um estudo conduzido pelo especialista Steven Rogelberg para a Otter.ai indica que grandes empresas desperdiçam US$ 100 milhões por ano em reuniões desnecessárias. O Shopify criou um plugin para seu calendário que quantificava o custo das reuniões para a empresa levando em consideração os salários dos participantes. Simplesmente mostrando o custo real da reunião, eliminou cerca de 12.000 reuniões por ano, economizando cerca de US$ 24 milhões.
Se você não contribuir, saia. Em casos mais expeditos, as empresas incentivam os trabalhadores a rejeitar reuniões. O Slack recomenda que seus funcionários definam “Não” como resposta padrão para solicitações de reunião. Alterar a opção para “Sim” implica um compromisso com a decisão, portanto a reunião provavelmente será produtiva.
Sempre extremo, Elon Musk prefere que, se algum dos participantes das reuniões de suas empresas ficar entediado na reunião ou não tiver nada com que contribuir, ele simplesmente se levante e vá embora sem maiores explicações. Para Musk, o excesso de reuniões é “a praga” das grandes empresas.
Não interrompa a onda. O estudo do Slack revela que, embora não haja um consenso claro sobre isso, em geral, é melhor não marcar reuniões no início da manhã ou no final da tarde. 70% do tempo produtivo do dia está concentrado neste período, portanto interromper esse período de concentração pode ser contraproducente.
71% dos entrevistados acreditam que suas horas menos produtivas são entre três e seis da tarde.
Cuidado com o que você deseja. Surpreendentemente, a pesquisa do Slack também revelou que uma pequena parcela dos funcionários mais jovens, ou aqueles com menos de um ano de trabalho, acham que passam muito pouco tempo em reuniões.
Esta dinâmica foi também estudada em cenário de teletrabalho, onde os novos colaboradores e perfis juniores sentiam que a distância do teletrabalho dos seus mentores na empresa dificultava a aprendizagem das suas tarefas. Os especialistas atribuem isso à necessidade de os recém-chegados se integrarem rapidamente na dinâmica de trabalho da empresa e se envolverem no projeto.
Em Xataka | O segredo do sucesso de Jeff Bezos: o chefe sempre tem que falar por último nas reuniões
Imagem | Pexels (falsos)