Na busca muitas vezes não tão eficiente pela eficiência, nos encontramos com mais livros, artigos, podcasts, cursos e tutoriais ao longo do caminho do que conseguimos administrar. É até difícil lembrar as chaves do que conseguimos seguir. Muitos estímulos.
Porém, existe uma regra simples impossível de esquecer no ambiente de produtividade. É a regra dos dois minutos, cunhada por David Allen na sua metodologia Time Management and Personal Productivity (GTD), reunida no seu livro ‘Organize-se eficazmente’.
Fechando abas no cérebro
Esta regra propõe que Se uma tarefa puder ser concluída em dois minutos ou menos, devemos fazê-la imediatamente.. Qualquer coisa que exceda essa duração já deve estar anotada, processada, classificada, etc. em nosso sistema de gestão. Mas se for tão curto, não perca um segundo pensando nisso, apenas faça.
Essa máxima transformou minha percepção de produtividade e gerenciamento de tempo. A beleza desta regra reside na sua simplicidade e no seu potencial transformador.
Ao aplicar essa regra, fiquei surpreso ao descobrir quantas pequenas tarefas, acumuladas, podem se tornar uma montanha de estresse e procrastinação. Um e-mail rápido, arrumando uma mesa bagunçada, respondendo uma mensagem; Todas estas são ações que, embora pequenas, pesam na nossa mente e desviam a nossa atenção de tarefas mais significativas.
Esta regra também nos ensina sobre eficiência. Ao realizarmos imediatamente pequenas tarefas, liberamos espaço mental e energia que, de outra forma, seriam gastos lembrando e adiando essas atividades. É uma espécie de economia de atenção, onde cada pequena ação realizada é um passo em direção a maior clareza e foco mental.
No entanto, como qualquer ferramenta, a regra dos dois minutos tem os seus riscos. A principal delas é a possibilidade de nos sobrecarregarmos com tarefas menores, perdendo de vista objetivos maiores. A clássica sensação de completude transmitida pela realização de pequenas tarefas, por vezes inconsequentes, que nos faz descurar o que é realmente importante.
É por isso que é crucial usar esta regra dentro de uma estrutura mais ampla de gestão de tempo e prioridades. Não se trata de fazer tudo o que pode em dois minutos, mas de aproveitar o tempo para fazer o que realmente importa e não acumular pendências que poderíamos desobstruir.
Este axioma é mais do que apenas um truque de produtividade, é uma filosofia de ação imediata e gestão eficiente do tempo. Na sua aplicação descobri não só uma maior produtividade, mas também uma sensação de controlo e realização que transcende a minha lista de tarefas. É uma pequena regra com impacto no trabalho e na vida.
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