Cada cérebro é um mundo e a produtividade pessoal depende de variáveis como os hábitos adquiridos, as necessidades, a personalidade ou as circunstâncias de cada pessoa. Apesar desta singularidade, há uma série de pontos comuns a toda a humanidade que nos permitem enunciar uma série de “leis gerais” de gestão do tempo e de produtividade que se aplicam em maior ou menor grau a todos.
São teorias formuladas por economistas, filósofos, historiadores e psicólogos que, através da observação do comportamento humano diante dos desafios do trabalho e da produtividade, propõem diferentes leis que definem estratégias ou práticas organizacionais que tornam uma pessoa mais produtiva.
Ley Yerkes-Dodson. Formulado em 1908 pelos psicólogos Robert M. Yerkes e John Dillingham Dodson. A Lei Yerkes-Dodson descreve como o desempenho máximo de uma pessoa está no ponto de equilíbrio entre a falta de interesse e o estresse avassalador, representado por um U invertido.
Um bom exemplo pode ser quando você convida alguém para passar o fim de semana. Provavelmente na segunda-feira você não terá vontade nenhuma de limpar a casa, mas uma hora antes da chegada da visita seu instinto será começar a limpar tudo às pressas. Provavelmente o melhor ponto de desempenho teria ocorrido entre quinta e sexta-feira.
Para evitar os extremos da falta de motivação e do estresse avassalador, é melhor organizar o seu dia em uma lista de tarefas planejada com critérios de desempenho, prioridade e carga de tarefas. Um bom sistema pode ser o método 3-3-3, que prioriza a tarefa mais pesada como atividade central, e outras menos exigentes para finalizar o dia. Dessa forma, o cérebro fica motivado para finalizar as tarefas, mas sem gerar estresse excessivo.
Lei de Parkinson. Cyril Northcote Parkinson foi um historiador naval e autor de mais de 60 livros. Em 1955, ele moldou sua lei em um artigo satírico em A Economiat, o que refletia a ineficiência do trabalho administrativo. A lei é baseada em três máximas:
- “A obra se expande até preencher o tempo disponível para sua conclusão.” Ou seja, quanto mais tempo você tiver para realizar uma tarefa, mais tempo levará para realizá-la.
- “As despesas aumentam até cobrir todas as receitas.” Ou o que dá, que não importa quanto orçamento você tenha, a tendência será gastar tudo.
- “O tempo dedicado a qualquer item da agenda é inversamente proporcional à sua importância.” Refere-se à tendência de gastar muito tempo com detalhes sem importância de uma tarefa, tirando tempo do que realmente importa.
Esta lei determina que, diante de uma tarefa, não se dê tanta importância ao tempo que levará para concluí-la, mas sim ao tempo disponível para realizá-la. Para evitar cair na armadilha do Parkinson, você pode usar a regra dos dois minutos: “Se você consegue fazer isso em dois minutos ou menos, faça agora”. Não importa se você tem tempo.
Lei de Illich. A Lei de Illich, ou Lei dos Retornos Decrescentes, descreve o declínio da produtividade à medida que o tempo é dedicado a uma determinada tarefa, até que ela se torne primeiro improdutiva e depois de baixa qualidade. A solução recomendada para evitar a diminuição da produtividade na execução de uma determinada tarefa é limitar o tempo dedicado a ela.
Uma boa estratégia para não cair no comportamento previsto nesta lei é dividir as tarefas mais tediosas em diversas tarefas menores e mais leves. Desta forma, podem ser concatenados inserindo quebras intermediárias que minimizam a fadiga e com ela a queda de produtividade. Utilizar o método Pomodoro para controlar o tempo dedicado a cada tarefa também é muito eficaz, ao forçar pausas periódicas.
Lei de Carlson. A abordagem da Lei de Carlson, também conhecida como Lei das Sequências Homogêneas, é muito diferente das anteriores, pois não leva em conta o quanto você trabalha, mas sim como você trabalha. A lei foi formulada em 1950 pela economista sueca Sune Carlson. Baseia-se no princípio de que trabalhar ininterruptamente é mais eficiente e consome menos tempo do que trabalhar com interrupções. Carlson observou que os funcionários tinham dificuldade em manter a concentração por mais de vinte minutos seguidos devido às constantes interrupções de colegas, ligações, reuniões, etc.
Ou seja, entre outras coisas, o economista considerou a multitarefa o maior inimigo da produtividade e recomendou agrupar as tarefas relacionadas em blocos e realizá-las sem interrupções. Em suma, baseia-se em criar um cenário de trabalho profundo e dedicar-lhe um bom espaço na sua agenda, libertando-se de interrupções desnecessárias nesse período, ao mesmo tempo que estabelece pequenas pausas para que o cansaço não prejudique a sua produtividade.
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