O e-mail em geral e o e-mail corporativo em particular são muito parecidos com um bebê chorando: são um incômodo necessário. Não podemos ignorá-los, por isso é melhor enfrentá-los da melhor maneira possível. E foi isso que tentei fazer durante a última década, já que parte do meu trabalho diário se baseia em gerenciar bem o Gmail.
Feitas as apresentações, vamos aos fatos: não descobri o que caixa de entrada zero até nem dois anos atrás. Ou eu sabia o que era, mas nem tive vontade de me aprofundar e descobrir se poderia aplicá-lo.
Acabei fazendo isso graças ao Spark, o aplicativo de e-mail que uso desde então. Qualquer aplicativo ou serviço nativo serve, mas a maneira como o Spark abre caminho para caixa de entrada zero foi o que me fez fazer clique.
'Caixa de entrada zero' é a técnica de organizar o correio de forma que a caixa de entrada fique vazia ou quase vazia, classificando, arquivando ou respondendo aos emails de forma eficiente. Isso reduz o estresse, reduzindo a desordem digital e evitando o esquecimento. Foi cunhado por Merlin Mann em seu blog, 43 Folders, em 2007.
Meu uso anterior de e-mail envolvia uma caixa de entrada sempre cheia. Fui guiado apenas pelos e-mails que ainda não tinha lido, a única coisa que me manteve afastado. Isso me fez perder o controle com mais frequência do que deveria.. Propostas que aguardavam resposta e que se perderam na caixa de entrada até que me enviaram um lembrete ou me perguntaram de outra forma se eu havia recebido o e-mail. Esses tipos de situações.
Para não exagerar ou usar a hipérbole de “milhares! de e-mails por dia”, esta é a quantidade de e-mails que recebi durante os últimos sete dias úteis.
Cerca de trinta por dia relaxado, mais de cem por dia mais ativo.
Algumas técnicas e hábitos que me ajudaram a melhorar sua gestão:
A regra dos dois minutos
Pode ser aplicado a qualquer área, inclusive email. Se você tem a forte sensação de que gerenciar um e-mail específico levará menos de dois minutos (excluí-lo, encaminhá-lo, dar uma resposta rápida…), faça-o assim que o vir aparecer.
Isso dá origem a outro debate, que é se deveríamos passar algum tempo com o e-mail aberto com o canto do olho. Mas chegaremos a isso em breve. O que quer que você veja quando vir, se demorar menos de dois minutos, dê uma passagem de uma forma ou de outra, sem deixar mofar esperando um tempo mais claro. Isso será apenas para aqueles que exigem um pouco mais de trabalho.
Espaços para correio
Ter o email sempre aberto e à vista é tentador, mas pode dificultar-nos a realização de um bom trabalho, pois multiplica as distrações. O Spark tem um recurso que uso menos do que deveria: permite programar determinados horários do dia em que nossa caixa de entrada será exibida. No resto do tempo, simplesmente veremos uma foto de banco de dados.
Existe uma solução igualmente eficaz, embora exija nossa força de vontade: fechar a aba ou aplicativo de e-mail e abri-lo conscientemente quando quisermos passar o tempo gerenciando e-mail.
Não apenas no dia a dia. Também pode haver um bloco semanal reservado especificamente para compensação de correspondência pendente.
Sejamos honestos com o boletins informativos
Não sei sobre você, mas minha relação com os videogames é de desencanto aspiracional. Gostaria de gostar deles, adoraria aproveitá-los como outras pessoas fazem, mas na prática nunca os priorizo no meu tempo livre e, quando o faço, não tenho paciência e descarto o jogo.
Com as boletins informativos Algo semelhante acontece comigo. Adoro o formato e gosto de me imaginar tomando café da manhã todos os dias com os pés para cima, um Boletim de Notícias no seu celular e um sorriso nos lábios. Isso também não costuma acontecer e boletins informativos tendem a se acumular na minha caixa de entrada muito mais rápido do que consigo consumi-los. Não é legal, mas é o que é.
Então acho que é um bom conselho deixar o aspiracional para o TikTok e ser bastante prático com nossas assinaturas de e-mail, deixando apenas os que são relevantes para nós e dizendo aos demais que obrigado por tudo, um adeus, um beijo e uma flor . O Carta Xatake É um dos bons.
Encontre seus aliados
Eles não precisam ser iguais para todos. O conselho comum é usar marcadores ou pastas para classificar e-mails, mas não faço isso. Pelo menos não enquanto a quantidade de correspondência diária for tão elevada. Da mesma forma que se eu tivesse três cachorros em casa todos eles teriam um nome, mas se eu tivesse uma colônia de formigas não me daria ao trabalho de nomear todos eles.
Em vez disso, quando preciso localizar um e-mail, uso a pesquisa. Por remetente, por assunto, por termos… Isso costuma me poupar tempo mesmo que o e-mail não seja tão classificado quanto o de quem usa marcadores ou pastas. Encontre o que funciona para você.
Funções secundárias
Já disse que não uso pastas, mas talvez isso não seja totalmente verdade. Eu uso uma função Spark que não é uma pasta propriamente dita, mas funciona dessa maneira. Chama-se ‘Reservar’ e permite literalmente mover e-mails para um espaço secundário, um balão no canto do aplicativo, para processá-los mais tarde, mas removê-los da visualização agora.
Utilizo muito isso com um tipo de email que recebo diariamente e não é urgente, nem teria que responder, mas ‘quero’ fazê-lo mesmo que não possa ser com a frequência que gostaria. Quando comecei a usar essa função secundária para esse fim, o tempo que levava para responder a esses e-mails melhorou muito.
Eu deveria fazer melhor.
A questão é: Explore recursos secundários aos quais você normalmente não presta atenção, pois alguns deles podem ser especialmente úteis para você. Isso me ajudou a reduzir a quantidade de e-mails que passam muito tempo na minha caixa de entrada.
Imagem em destaque | Kristo Jevtic no Unsplash
Em Xataka | Meu e-mail estava uma bagunça até descobrir o Spark