Um dos princípios básicos para aumentar a produtividade deve ser ser capaz de realizar o máximo de tarefas com o mínimo esforço possível e tudo dentro dos limites físicos imóveis da passagem do tempo. Resumindo, aproveite ao máximo o seu tempo pessoal, de estudo ou de trabalho, para fazer tudo o que planejou sem gastar toda a sua energia no processo.
Nesse contexto, o princípio de Pareto aponta para uma realidade que talvez você não tenha percebido: 20% das suas ações diárias produzem 80% dos seus resultados. Portanto, você deve ter atenção especial para não abusar daquelas tarefas que vão consumir os 80% restantes da sua energia, mas com as quais você só conseguirá realizar 20% do seu trabalho diário e a sensação de ter passado o dia inteiro trabalhando … sem ter feito grandes progressos.
O Princípio de Pareto. O princípio de Pareto ou lei de Pareto leva o nome do economista e filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto, que o declarou pela primeira vez em 1896, observando que 80% das terras na Itália pertenciam a apenas 20% da população. Curiosamente, observar o seu jardim fez com que descobrisse que apenas 20% das suas plantas produziam 80% dos frutos que produzia.
O filósofo descobriu que este padrão era aplicado de forma recursiva e tem sido observado em campos tão diferentes como a política, a economia, a logística, o controlo de qualidade, a engenharia de software ou as redes de computadores, na administração de empresas e, claro, também na gestão do tempo.
Objetivo da regra 80/20. O objetivo da regra 80/20 é que, na sua lista de tarefas diárias, ao completar 20% das tarefas agendadas, você alcance 80% do impacto que pode gerar durante o dia. Para conseguir isso, é muito importante diferenciar quais tarefas serão as que exigirão mais tempo e esforço, daquelas que são realmente importantes e não ocuparão muito do seu tempo, mas, por outro lado, terão um grande impacto no seu dia, na sua equipe ou no seu projeto.
Por exemplo, ligar ou reunir-se com um cliente para esclarecer alguns detalhes que bloquearam o seu projeto. Talvez a tarefa exija vinte minutos do seu tempo, mas terá um grande impacto, pois desbloqueará muitas outras tarefas que aguardavam esses detalhes para dar continuidade ao projeto.
Seja claro sobre suas prioridades. Como em muitas outras técnicas de produtividade, ter prioridades claras e diferenciar o que é urgente do que é importante será um dos pilares para obter bons resultados com esta técnica.
Aplicar a estratégia POSEC para detectar e planejar quais tarefas são urgentes, importantes ou nenhuma delas, irá ajudá-lo a definir corretamente quais tarefas pertencem a esse pequeno grupo de 20% que gera 80% do trabalho e a resolvê-las no momento certo.
Coma um sapo. Começar o dia com um bom café da manhã é importante, mas comer um sapo garante bons resultados no resto do dia. Já falamos sobre essa técnica, que defende priorizar as tarefas de maior impacto e que exigem mais concentração logo pela manhã.
Esta tarefa consumirá entre 20 e 30% do seu dia, mas ao concluí-la você terá retirado 80% do seu trabalho. Então, você terá que gastar 80% do tempo restante fazendo todas aquelas pequenas tarefas que geram menos impacto.
Pareto vence a procrastinação. Um dos principais motivos para procrastinar é a falta de motivação para realizar tarefas pesadas. Detectar aqueles 20% das tarefas que conseguem eliminar 80% do seu trabalho diário é o Santo Graal da lei do mínimo esforço.
Não se trata de trabalhar menos, mas de fazer melhor. Muitas pessoas interpretam mal a teoria de Pareto, acreditando que trabalhando apenas 20% do dia conseguirão realizar 80% do seu trabalho. Nada está mais longe da realidade.
Lamentamos informar que você terá que continuar dedicando 100% do seu tempo a isso, pois aquelas tarefas menos impactantes e rotineiras que ocupam 80% do seu dia ainda estarão lá e você terá que concluí-las. Mas você já sabe o que são e que não devem ser sua prioridade.
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Imagem | Pexels (produção de Antoni Shkraba)